Samlingsforvaltning i endring. Plan for å sikre tilgang til samlinger av utenlandsk materiale

Abstract

Dette prosjektet har hatt som formål å sikre tilgang til samlinger av utenlandsk materiale ved BOTT1- bibliotekene (Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø) etter at Nasjonalbiblioteket avsluttet sin tjeneste for utenlandske tidsskrift. Prosjektet har utført omfattende kartlegging og analyser av de fysiske og digitale samlingene for å identifisere unike titler og overlapp mellom bibliotekene.<p>

<p><i>Kartlegging av fysiske samlinger</i> - Analysen viser at 70,4 % av tidsskriftitlene og 74,2 % av boktitlene er unike. Det ble også funnet betydelig overlapp, med store muligheter for å redusere antall kopier og dermed frigjøre magasinkapasitet.<p>

<p><i>Kartlegging av digitale tilganger</i> - Analysen av de digitale tilgangene viste at det er lite overlapp mellom trykte og digitale titler. For tidsskrift skyldes dette at vi stort sett har avsluttet trykt abonnement ved tegning av digitalt abonnement. Når det gjelder bøker, er politikken at vi enten kjøper i trykt eller elektronisk form. Dette innebærer at beslutninger om kassasjon av trykte dokumenter i liten grad kan baseres på digital tilgjengelighet.<p>

<p><i>Fjernlån og bruk av samlingene</i> - Analysene viser at BOTT-bibliotekene spiller en vital rolle i nasjonal dokumentleveranse. Det er hovedsakelig utenlandsk materiale som etterspørres. Internasjonalt fjernlån er viktig, men innebærer risikomomenter som leverandørsvikt og geopolitiske forhold.<p>

<p><i>Anbefalinger</i> - Basert på funnene anbefales det at BOTT bibliotekene inngår en forpliktende avtale om bevaring av unike titler og en ansvarlig fordeling av overlappende tidsskrifter og bøker. Trykt utenlandsk litteratur bør i hovedsak bevares til tross for digital tilgang, for å sikre tilgang uavhengig av ytre forhold. Videre arbeid bør blant annet inkludere forbedring av metadata ved hjelp av kunstig intelligens og utarbeidelse av detaljerte samlingsplaner for å effektivisere samlingsforvaltningen. Vi er gjennom arbeidet blitt styrket i at anbefalingene våre er i tråd med internasjonalt arbeid på feltet.<p>

<p><i>Konklusjon</i> - Samarbeid om samlingsforvaltning vil gi oss store gevinster og synergieffekter på mange områder og vil føre til ressursbesparelser, sikre et fortsatt godt tjenestetilbud og forutsigbarhet for brukeren. Gjennom prosjektet har vi også fått økt søkelys på geopolitiske forhold og mulighet for å foreta grønne valg. Felleskatalogen gir oss en unik mulighet til å effektivisere arbeidet i implementeringsfasen.<p>

<p>Prosjektet konkluderer med at BOTT-bibliotekene må ta et nasjonalt ansvar for bevaring av utenlandske trykte samlinger. Dette vil sikre fortsatt tilgang til forskningsressurser i Norge, mens mulige magasineringsbesparelser oppnås gjennom bedre samordning av ressursene.