Forholdet mellom samhandlingsprosessen og resultatet i en prosjektfase. En kvalitativ studie av delprosjektet «Regnskapsmodulen i Visma» i sammenslåingen av Troms og Finnmark Fylkeskommune

Abstract

Temaet for denne masteroppgaven er samhandlingsprosessen i prosjektfasen. Oppgaven undersøker samhandling gjennom måten ulike aktører interagerer og samarbeider med hverandre i en prosjektorganisering. Det stilles spørsmål til hvordan man kan forstå delprosjektet «Regnskapsmodulen i Visma» i sammenslåingsprosessen av Troms og Finnmark fylkeskommune, som et resultat av samhandlingen. Hensikten med oppgaven er å medvirke til økt kunnskap rundt viktigheten av samhandling i form av måten det arbeides på i en prosjektfase. Problemstillingen for vår studie er: «Hvordan kan regnskapsmodulen i det nye økonomisystemet forstås som et resultat av samhandlingsprosessen i prosjektfasen?» Problemstillingen besvares gjennom en kvalitativ intervjustudie, der samhandlingen mellom prosjektmedlemmene fra de tidligere organisasjonene Troms Fylkeskommune og Finnmark Fylkeskommune studeres. Studiens formål er å beskrive hvordan samhandlingsprosessen har utspilt seg og hvilken effekt denne har hatt på det resultatet som oppnås i prosjektet. Dette tilsier at vi studerer arbeidet som skjer rundt regnskapsmodulen i deres nye økonomisystem.. Det ble intervjuet 9 aktører som var knyttet til delprosjektet og som arbeidet med regnskapsmodulen, hvor alle var ansatt i tidligere Troms Fylkeskommune.

For å belyse problemstillingen benyttes det teoretiske begrepet prosjektorganisering, og som er det vi refererer til som prosjektfasen. Innen prosjektorganisering tar vi for oss samhandling, hvor vi studerer ulike dimensjoner ved samhandlingsprosessen. Vi har valgt å se nærmere på samhandlingsdimensjonene tid, mål, involvering, beslutning og kommunikasjon. Av disse dimensjonene utformet vi tre egenkomponerte perspektiver; Koalisjon, Ad-Hoc og Perfekt. Hvert perspektiv beskriver ulike samhandlingsprosesser, ettersom ulike premisser ved dimensjonene vektlegges. Med dette utleder hvert perspektiv ulike forventninger knyttet til prosjektets resultat. Sentrale empiriske funn viser at tidsrammen i sammenslåingsprosessen var kort. Dette førte til at koordinering av mål var krevende, innspill fra brukerne av det nye økonomisystemet ble ikke prioritert, beslutningstakingen ble hyppigere for å unngå stagnering i arbeidet, samt at kommunikasjonen var mindre effektiv mellom aktørene. Det konkluderes at deres samhandlingsprosess best forklares av Perspektiv Ad-Hoc, hvilket utleder forventninger til at regnskapsmodulen vil være uferdig, men forsvarlig til drift fra 1. januar 2020. I tillegg dekkes enkelte empiriske funn av Perspektiv Koalisjon, hvilket gjør at det kan forventes en forlengelse av prosjektfasen etter at prosjektet opphører eller eventuelt en reversering. Nøkkelord: Prosjektorganisering, prosjektfase, samhandling, regionreformen, økonomisystem