Suksessfaktorer i styring av en prosjektorganisasjon

Abstract

Denne masteroppgaven er basert på vår casebedrift innenfor tema Virksomhet- og prosjektstyring i en ordreskapende bedrift, med påfølgende problemstilling Suksessfaktorer i styring av en prosjektorganisasjon. Bedriften mener selv å ha for liten lønnsomhet i sine prosjekter, i forhold til teknologien de besitter innenfor segmentet elektrisk- og hybridfremdrift i det maritime domenet. Prosjektstyringen bygger på basisorganisasjonen i den forstand at virksomhetsstyringen må være tilfredsstillende for at man skal kunne oppnå ønsket lønnsomhet i sine prosjekter. Det er ikke alltid nok å bare se på prosjektstyringen for å løse problemene knyttet til lav lønnsomhet. Vi har derfor i denne oppgaven valgt en helhetlig og instrumentell tilnærming når vi har lagt til grunne relevant teori innenfor virksomhetsstyring og prosjektstyring for vår kartlegging av bedriften. Relevant prosjektteori ses i sammenheng med rammeverket til Malmi & Brown som er utarbeidet for å kunne drive helhetlig forskning på virksomhetsstyring. På denne måten har vi belyst noen gap eller forskjeller mellom praksis i bedriften og det man finner i teorien. Basert på dette har vi så beskrevet noen faktorer som bør endres for å bedre bedriftens virksomhets- og prosjektstyring. Undersøkelsen og kartleggingen av bedriften er gjort ved hjelp av semistrukturerte intervju av strategisk utvalgte informanter. Vi har også gjennomført et dokumentstudium, da vi har fått tilgang til bedriftens interne dokumenter og kvalitetssystem. Dermed har vi hatt muligheten til å gjennomgå hvilke modeller, prosedyrer og beskrivelser som faktisk foreligger og detaljer rundt disse. Bedriftens manglende suksess relatert til lav lønnsomhet i prosjektgjennomføring kan kobles opp mot fraværet av operasjonalisering av alle nivåene til Malmi & Brown sitt rammeverk. Bedriften utøver ingen formell styring av kultur og gjennom oppkjøp og fusjonering av ulike selskaper med ulik geografisk tilknytning er det per definisjon tre ulike selskap innad i virksomheten og organisasjonen. Bedriften utøver ikke tilstrekkelig målstyring som kontrollsystem i lys av styringssirkelen da planlegging og strategiarbeid ikke har blitt gjennomført. Bedriften sitt forsøk på målstyring av de ulike faktorene fremstår i større grad som et informasjonssystem uten mulighet for å sikre måloppnåelse, dette medfører også at bedriften mangler egenskapene som kreves for å utøve organisatorisk læring. Bedriften sin administrative del av virksomheten som skal legge grunnlaget for målstyringen oppleves som fragmentert og lite relevant. På bakgrunn av dette er helt grunnleggende avklaringer som rolle, ansvar og myndighet innad i organisasjonen ikke gjennomført. Dette medfører at samhandlingen innad i bedriften er lite strømlinjeformet. Alle overnevnte faktorer bidrar i stor grad til at prosjektgjennomføring i bedriften fremstår som lite optimalisert og dette påvirker prosjektets lønnsomhet i sin helhet. Etter gjennomføring av masteroppgaven ser vi at forutsetningen for å sikre tilstrekkelig lønnsomhet og resultat ikke begynner med prosjekt, men heller bedriftens system for virksomhetsstyring. Tilgjengelig prosjektteori tar tilfredsstillende virksomhetsstyring for gitt og det knyttes ingen sammenhenger mellom det å utøve tilfredsstillende styring av prosjekt med forventet resultat og lønnsomhet mot virksomhetsstyring. Sagt på en annen måte:

«Grunnleggende virksomhetsstyring må være implementert som en forutsetning for å kunne oppnå suksess og lønnsomhet i prosjekt»

-Pedersen & Tvedt 25.11.2022