«Du må beise sjarken gutt eller så søkk an» Effektivisering av eiendomsforvaltningen i Finnmark fylkeskommune

Abstract

Sammendrag Teamet for oppgaven er effektivisering i offentlig forvaltning og mer spesifikt innenfor offentlig eiendomsforvaltning. Oppgaven er begrenset til å gjelde forvaltning, drift og vedlikehold av de videregående skolene i Finnmark fylkeskommune. Vedlikeholdsetterslepet på fylkeskommunale bygg er stort og økende, i 2019 anslås det i rapporter som «Rikets tilstand» at det er på hele 1450 milliarder kroner. For Finnmark fylkeskommune viser rapporter et etterslep på ca. 125 millioner kroner, og med dagens bevilgninger vil det behovet øke. Tallet på 125 millioner kroner er antageligvis altfor lavt og vil stige om man gjennomfører er detaljplanlegging, og når det er hentet inn priser på offentlige anbud. Oppgaven er basert på en hypotese om at dersom man i overordnet eiendomsstrategi har klare tydelig mål, som kan måles, så vil man oppnå effektiviseringsgevinst på drift og vedlikehold. Hypotesen min er også at man gjennom dialog kan oppnå effektiviseringseffekter, og jeg er også usikker på om organisering har så stor betydning i den her sammenhengen. Teorien jeg har støttet meg til i undersøkelsen er hentet fra New Public management og balansert målstyring i hovedsak, men ispedd annen type teori som var relevant, og diverse artikler. Problemstillingen jeg har utledet ut fra kontekst og hypotese og som danner grunnlaget for undersøkelsen jeg skal gjøre er: Kan innføring av balansert målstyring gi mer effektiv FDV av byggene og hva slags rolle har eiendomsstrategien i det? Jeg har lagd forskerspørsmål som skal hjelpe meg svare ut problemstillingen: - Hvordan påvirker FFKs eiendomsstrategi daglig drift og vedlikehold av byggene? - Hvilke nøkkelindikatorer bør inkluderes i eiendomsstrategien for å måle effektiviteten av bygningsdriften? - Hvordan kan teknologi og digitalisering optimalisere bygningsdriften i tråd med eiendomsstrategien? - Hva er beste praksis fra andre organisasjoner eller bransjer når det gjelder effektiv drift av bygningsmasse? 8 Metoden jeg bruker til undersøkelsen er kvalitativt intervju, har valgt å bruke semistrukturerte intervjuspørsmål som er mer temabaserte. Jeg har i tillegg hentet inn resultater fra regnskapet til fylkeskommunen og tall fra KOSTRA (SSB). Jeg har intervjuet personer som sitter i sentrale posisjoner og som er relevante for problemstillingen som skal besvares. Jeg har i undersøkelsen gjort flere funn som kan tas med i videre arbeid og det er grunnlag for å si at funnene svarer ut og bekrefter hypotesen min. De viktigste funnene i undersøkelsen var at: - Det er grunnlag for å si at innføring av balansert målstyring vil kunne gi effektiviseringseffekt på eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen. - Det er også grunnlag for å si at strategien har en viktig rolle i arbeidet med å få på plass balansert målstyring. - Innføring av balansert målstyring vil gi bedre informasjon og kontrollmulighet for eiendomssjefen og andre som har nøkkelroller i eiendomsforvaltningen. - Det kommer også frem flere måleindikatorer som er viktige for balansert målstyring. Det som kommer frem i undersøkelsen sammenfaller i stor grad med offentlige utredninger fra tidligere. - Det kommer frem i undersøkelsen at organisering ikke nødvendigvis har en betydning for effektiv eiendomsforvaltning. Avklaring av roller og ansvar samt god dialog kan ha vel så god effekt. - Digitale verktøy spiller en viktig rolle i eiendomsforvaltningen, men det er viktig at det brukes rett og helhetlig. Innføring av balansert målstyring vil antageligvis gi mer effektiv FDV av byggene og eiendomsstrategien spiller en viktig rolle i det arbeidet.